UPOV's Data Privacy Notice

Ensuring the privacy of your Personal Data is of the utmost significance for the International Union for the Protection of New Varieties of Plants (UPOV).

The processing of your Personal Data by UPOV through its website and online services and products is subject to the following Data Privacy Notice (hereafter referred to as

1. Definitions

1.1 UPOV is an intergovernmental organization with its headquarters located in Geneva, Switzerland, whose mission is to provide and promote an effective system of plant variety protection, with the aim of encouraging the development of new varieties of plants, for the benefit of society.

1.2 "Personal Data” refers to information in electronic or any other form that can be used, directly or indirectly, to uniquely identify, contact, or locate an individual (natural person).

1.3 “Data Subject” refers to an individual whose Personal Data is subject to processing by, on or behalf of, UPOV.

1.4 “Data Processing” refers to collection, recording, storage, use, sharing, retention, archiving and destruction of Personal Data.

2. Introduction

2.1 In the course of its work and activities, UPOV may process some of your Personal Data. In alignment with United Nations Personal Data Protection and Privacy principles as well as international best practices, UPOV ensures a general policy of openness towards Data Subjects with respect to the processing of their Personal Data and will ensure that such data is appropriately protected.

2.2 In this regard, this Notice is intended to help you understand what Personal Data we collect, why we collect it, how we use and secure it, your rights on your Personal Data and how these rights can be exercised.

3. Scope

This Notice covers the processing of Personal Data by UPOV through its website and other online services and products.

4. What Personal Data do we process

Personal Data you provide to us

4.1 When accessing UPOV's website and other online services and products, UPOV may process Personal Data in the course of the use and delivery of these services and products (e.g. WIPO Account, IP Portal, , UPOV contact form, UPOV conference registration, etc.). The Personal Data processed may, among others, include your first and last name, postal address, phone number and email address.

4.2 Furthermore, specific types of Personal Data may be processed by UPOV in order to facilitate and support the delivery of UPOV services, products and operations. Examples include Identity Documents for physical and online access to various services and products as well as travel and conference support, banking information to facilitate payments, applicant CVs for recruitment, etc.

Personal Data we collect by automated means

4.3 By accessing UPOV’s website and other online services and products, certain information such as Internet Protocol (IP) addresses, browsing behavior (e.g. web pages visited, browser used, connection time and duration, etc.) may be processed by UPOV.

4.4 Furthermore, UPOV’s website and other online services and products may use cookies to optimize functionality and improve user experience. For more details, refer to Section 5 on cookies.

5. How we use cookies

5.1 UPOV's website and its online services and products use cookies* to offer an improved browsing experience, including features such as authentication, language settings, as well as continuous enhancement of UPOV's services and products. For the latter purpose, UPOV may also use various web analytics tools to collect, among others, the WIPO account username (for logged-in users), IP address, UPOV websites visited, the time, duration and date of the visit.

5.2 The information collected via cookies and analytics tools is used in an aggregated and anonymous manner for statistical purposes, and not to identify individual users.

5.3 You may disable cookies that are not deemed as strictly necessary at any time and/or make changes with regard to the acceptance, rejection and deletion of cookies. This may however render certain features of UPOV's website and online services and products unavailable.

6. Why we collect this Personal Data

6.1 UPOV processes Personal Data to fulfill its objectives and functions as stipulated in the Convention establishing UPOV. These objectives and functions consist, among others, of promoting the protection of intellectual property worldwide, maintaining services facilitating its protection and assembling as well as disseminating information concerning its protection.

6.2 UPOV processes Personal Data to maintain daily operations (such as customer registration and support, payments, conferences and travel management, systems administration, etc.), to reply to requests and to improve its services and products. For instance, UPOV may contact you regarding your account status, to confirm your registration to an event or to advise you of changes to a service.

6.3 Using the Data Subjects e-mail addresses, UPOV may periodically send information, survey requests or promotional e-mails about services, products, events, webinars or publications provided by UPOV. Upon request, Data Subjects may "opt out" of further e-mail contact (except for notifications required for the use and delivery of the service or product).

7. How we use your Personal Data

Personal Data is processed by UPOV in a fair and legitimate manner, for the sole purpose of providing and improving its services and products as well as meeting its obligations. Under no circumstances, is Personal Data used for any other incompatible purpose.

8. How long we store Personal Data

Personal Data is only retained for the time that is necessary to achieve the purpose for which it was collected. When we no longer need Personal Data, we will remove and securely destroy it from our systems and/or take steps to anonymize it.

9. With whom we might share Personal Data

9.1 In some cases, UPOV may share Personal Data with third party service providers for the purpose of providing UPOV services and products and to facilitate UPOV’s legitimate interests. These service providers will only be granted access to the Personal Data deemed as reasonably necessary for the purpose for which they have been engaged.

9.2 UPOV does not sell or otherwise disclose Personal Data collected except as described in this Notice.

10. How we keep Personal Data secure

10.1 Appropriate physical, technical and administrative controls are implemented by UPOV to secure your Personal Data from threats such as unauthorized or accidental access, damage, or loss.

10.2 In cases where the Personal Data is transferred to a third party, UPOV will ensure that the third party provides sufficient guarantees to implement appropriate technical and organizational measures to ensure sufficient protection for the Personal Data.

11. Your rights on your Personal Data

11.1 UPOV ensures a general policy of transparency in regard to the processing of Personal Data, as appropriate.

11.2 As a Data Subject, you may request to access to your Personal Data, object to its processing or request its correction or deletion. Such a request must be submitted to UPOV in written form, in one of UPOV’s working languages, and include sufficient information to support the claim. UPOV may take reasonable measures to validate the identity or authority of the individual making a Data Subject request.

11.3 Upon receipt of a Data Subject request, UPOV will review it and will make reasonable efforts to respond to the request in a timely manner. Please be aware that the request may be rejected, in whole or in part, on one of the following grounds:

  • the request is manifestly abusive or fraudulent or obstructive to the purpose of processing;
  • complying with the request proves to be impossible, inappropriate, or would involve a disproportionate effort;
  • the request is in conflict with the overriding operational needs and priorities of UPOV in pursuing its mandate;
  • the processing of the Personal Data is necessary for archiving or statistical purposes, or to protect the interests of the Data Subject;
  • the processing of the Personal Data is necessary for the performance of a task carried out in the exercise of official authority vested in UPOV;
  • the processing of the Personal Data is necessary for the compliance with a legal obligation or the exercise or defense of legal claims

11.4 Should you wish to submit a request regarding the processing of your Personal Data, you may contact us at upov.mail@upov.int.

12. Privileges and immunities

Nothing in or relating to this Notice shall be deemed a waiver of any privileges and immunities of UPOV as an international organization.

13. Settlement of disputes

Any dispute between UPOV and the Data Subject arising out of or relating to this Notice that cannot be resolved amicably shall be referred to arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules then in force. UPOV and the Data Subject shall be bound by any arbitration award rendered as a result of such arbitration as the final adjudication of such a dispute. Notwithstanding the aforementioned, any dispute between UPOV and the Data Subject having the status of UPOV staff member shall be resolved in accordance with the Staff Regulations and Rules and related administrative issuances.

14. Modifications to this Notice

UPOV may modify this Notice at any time at its sole discretion. Any modifications will be published on UPOV’s website. Unless stated otherwise, modifications shall take effect immediately following publication.

15. Contact information

For further information on the processing of Personal Data by UPOV, you may contact UPOV at e-mail: upov.mail@upov.int.

*Cookies are small files sent from a web server and stored on a user's device (computer or mobile phone) to collect viitor behavior information. They allow websites to remember the device, browser preferences, and associated online activity.

Updated on: February 26, 2024

Datos personales y confidencialidad

La Unión Internacional para la Protección de las Obtenciones Vegetales (UPOV) concede la máxima importancia a la confidencialidad de sus datos personales.

El tratamiento de sus datos personales por la UPOV a través de su sitio web y de sus servicios y productos en línea está sujeto a la siguiente Declaración de confidencialidad de datos (en adelante, la “Declaración”), que usted acepta al navegar por el sitio web de la UPOV y al utilizar sus servicios y productos en línea:

1.1 La UPOV es una organización intergubernamental con sede en Ginebra (Suiza), cuya misión es proporcionar y fomentar un sistema eficaz para la protección de las variedades vegetales, con miras al desarrollo de nuevas variedades vegetales para beneficio de la sociedad.
1.2 Por “datos personales” se entiende la información en formato electrónico o en cualquier otro formato que pueda utilizarse directa o indirectamente para identificar, contactar o localizar de manera única a una persona física.
1.3 Por “interesado” se entiende la persona física cuyos datos personales son objeto de tratamiento por la UPOV o en su nombre.
1.4 Por “tratamiento de datos” se entiende la recogida, registro, almacenamiento, utilización, intercambio, conservación, archivo y destrucción de datos personales.

2.1 En el curso de su labor y de sus actividades, la UPOV puede tratar algunos de sus datos personales. En consonancia con los principios de las Naciones Unidas en materia de protección de los datos personales y de confidencialidad, así como con las mejores prácticas internacionales, la UPOV garantiza una política general de transparencia hacia los interesados en lo que respecta al tratamiento de sus datos personales y velará por que dichos datos estén debidamente protegidos.
2.2 En este sentido, la finalidad de la presente Declaración es ayudarle a saber qué datos personales recogemos, por qué los recogemos, cómo los utilizamos y los protegemos, cuáles son sus derechos sobre sus datos personales y cómo puede ejercerlos.

La presente Declaración abarca el tratamiento de datos personales por la UPOV a través de su sitio web y otros servicios y productos en línea.

Datos personales que usted nos proporciona

4.1 Al acceder al sitio web de la UPOV y a otros servicios y productos en línea, la Organización podrá tratar los datos personales indicados durante el uso y la prestación de estos servicios y productos (por ejemplo la cuenta de la OMPI, el WIPO IP Portal, el formulario de contacto de la UPOV, la inscripción en conferencias de la UPOV, etcétera). Entre los datos tratados pueden figurar su nombre y apellidos, su dirección postal, su número de teléfono y su dirección de correo electrónico.
4.2 Además, la UPOV puede tratar tipos específicos de datos personales para facilitar y contribuir a la prestación de sus servicios, productos y actividades. Entre estos datos se encuentran los documentos de identidad para el acceso físico y en línea a diversos servicios y productos, así como los necesarios para la organización de viajes y conferencias, la información bancaria para facilitar los pagos, los curriculum vitae de los solicitantes para la contratación, etcétera.

Datos personales que recogemos por medios automatizados

4.3 Al acceder al sitio web de la UPOV y a otros servicios y productos en línea, la Unión podrá tratar determinada información, como las direcciones del Protocolo de Internet, el comportamiento de navegación (por ejemplo las páginas web visitadas, el navegador utilizado, el tiempo y la duración de la conexión, etcétera).
4.4 Además, el sitio web de la UPOV y otros servicios y productos en línea pueden utilizar cookies para optimizar la funcionalidad y mejorar la experiencia de los usuarios. Si desea obtener más información, consulte la sección 5, dedicada a las cookies.

5.1 El sitio web de la UPOV y sus servicios y productos en línea utilizan cookies* para ofrecer una mejor experiencia de navegación, con funciones como la autenticación y la configuración del idioma, así como la mejora continua de los servicios y productos de la UPOV. Con este último fin, la UPOV también puede utilizar diversas herramientas de análisis web para recopilar, entre otros datos, el nombre de usuario de la cuenta de la UPOV (para usuarios registrados), la dirección IP, los sitios web de la UPOV visitados, la hora, la duración y la fecha de la visita.
5.2 La información obtenida por medio de las cookies y las herramientas analíticas se utiliza de forma conjunta y anónima con fines estadísticos, y no para identificar a usuarios específicos.
5.3 Los usuarios podrán desactivar en cualquier momento las cookies que no consideren estrictamente necesarias o modificar las condiciones de aceptación, rechazo y eliminación correspondientes. No obstante, esto puede impedir el uso de algunas funciones del sitio web y de los servicios y productos en línea de la UPOV.

 

*Cookies are small files sent from a web server and stored on a user's device (computer or mobile phone) to collect viitor behavior information. They allow websites to remember the device, browser preferences, and associated online activity.

6.1 La UPOV trata los datos personales para cumplir su objetivo y sus funciones, estipulados en el Convenio que establece la Unión Internacional para la Protección de las Obtenciones Vegetales. Estos objetivos y funciones consisten, entre otras cosas, en promover la protección de la propiedad intelectual en todo el mundo, mantener los servicios que facilitan su protección y reunir y difundir información relativa a su protección.
6.2 La UPOV trata los datos personales para desarrollar sus actividades cotidianas (como el registro de los clientes y la atención a estos, los pagos, la gestión de conferencias y viajes, la administración de sistemas, etcétera), responder a las solicitudes y mejorar sus servicios y productos. Por ejemplo, podrá ponerse en contacto con usted en relación con la situación de su cuenta, para confirmar su inscripción en un evento o para informarle de la introducción de cambios en un servicio.
6.3 Asimismo, podrá utilizar las direcciones de correo electrónico de los interesados para enviar periódicamente información, encuestas o mensajes promocionales sobre los servicios o productos que presta y sobre los eventos, webinarios o publicaciones que realiza. Previa solicitud, los interesados podrán optar por no recibir más correos electrónicos (salvo las notificaciones necesarias para el uso y la prestación del servicio o producto).

La UPOV trata los datos personales de manera adecuada y legítima, con el único fin de prestar y mejorar sus servicios y productos, así como para cumplir sus obligaciones. Bajo ninguna circunstancia los datos personales se utilizan para cualquier otro propósito incompatible.

Los datos personales solo se conservan durante el tiempo necesario para alcanzar los fines para los que se recogieron. Cuando dejan de ser necesarios, se eliminan y se destruyen de forma segura de nuestros sistemas o se adoptan medidas para convertirlos en anónimos.

9.1 En algunos casos la UPOV puede compartir datos personales con proveedores de servicios externos con fines relacionados con la prestación de servicios y productos de la UPOV y para facilitar los intereses legítimos de la Unión. Estos proveedores de servicios solo tendrán acceso a los datos personales que se consideren razonablemente necesarios para los fines para los que han sido contratados..
9.2 La UPOV no vende ni divulga de ningún otro modo los datos personales recogidos, salvo en los casos previstos en la presente Declaración.

10.1 La UPOV aplica controles físicos, técnicos y administrativos adecuados para proteger sus datos personales frente a amenazas como el acceso no autorizado o accidental, los daños o las pérdidas.
10.2 En los casos en que los datos personales se transfieran a un tercero, la UPOV se asegurará de que dicho tercero ofrezca garantías suficientes para aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas que brinden protección suficiente a los datos personales.

11.1 La UPOV garantiza una política general de transparencia en relación con el tratamiento de los datos personales, según proceda.
11.2 En tant que personne concernée, vous pouvez demander à accéder à vos données personnelles, vous opposer à leur traitement ou demander leur correction ou leur suppression. Cette demande doit être présentée à l’UPOV par écrit, dans l’une des langues de travail de l’UPOV, et comporter des informations suffisantes pour étayer la demande. L’UPOV peut prendre des mesures raisonnables pour valider l’identité ou l’autorité de la personne qui présente une demande en tant que personne concernée.
11.3 Dès réception d’une demande émanant d’une personne concernée, l’UPOV l’examinera et déploiera des efforts raisonnables pour répondre à la demande en temps utile. Il est important de noter que la demande peut être rejetée, en tout ou en partie, pour l’un des motifs ci après :
  • la demande est manifestement abusive, frauduleuse ou fait obstacle à la finalité du traitement;
  • le respect de la demande se révèle impossible, inapproprié ou exigerait des efforts disproportionnés;
  • la demande est incompatible avec les priorités et besoins opérationnels supérieurs de l’UPOV dans l’exécution de son mandat;
  • le traitement des données personnelles est nécessaire en vue de l’archivage ou à des fins statistiques, ou pour protéger les intérêts de la personne concernée;
  • le traitement des données personnelles est nécessaire à l’exécution d’une tâche relevant de l’exercice de l’autorité officielle dont est investie l’UPOV;
  • le traitement des données personnelles est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à l’exercice ou la défense de droits en justice.

11.4 Si vous souhaitez soumettre une demande concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter l'UPOV à l'adresse électronique suivante : upov.mail@upov.int

Aucune disposition du présent avis ou s’y rapportant ne saurait être considérée comme une renonciation à l’un quelconque des privilèges et immunités dont jouit l’UPOV en tant qu’organisation internationale.

Tout différend entre l’UPOV et la personne concernée découlant des présentes conditions générales ou s’y rapportant, qui ne peut être réglé à l’amiable, est soumis à l’arbitrage, conformément au Règlement d’arbitrage de la CNUDCI alors en vigueur. L’UPOV et la personne concernée sont liées par toute sentence rendue à l’issue d’un arbitrage qui s’impose aux parties et règle définitivement leur différend. Nonobstant ce qui précède, tout différend entre l’UPOV et la personne concernée ayant le statut de fonctionnaire de l’UPOV est réglé conformément au Statut et Règlement du personnel et aux textes administratifs connexes.

L’UPOV se réserve le droit de modifier le présent avis à tout moment, à sa seule discrétion. Toute modification sera publiée sur le site Web de l’UPOV. Sauf indication contraire, les modifications prennent effet immédiatement après leur publication.

15. Coordonnées

Pour de plus amples informations sur le traitement des données personnelles par l’UPOV, vous pouvez contacter l'UPOV à l'adresse électronique suivante  upov.mail@upov.int.

Mise à jour: 26 février 2024