UPOV's Data Privacy Notice

Ensuring the privacy of your Personal Data is of the utmost significance for the International Union for the Protection of New Varieties of Plants (UPOV).

The processing of your Personal Data by UPOV through its website and online services and products is subject to the following Data Privacy Notice (hereafter referred to as

1. Definitions

1.1 UPOV is an intergovernmental organization with its headquarters located in Geneva, Switzerland, whose mission is to provide and promote an effective system of plant variety protection, with the aim of encouraging the development of new varieties of plants, for the benefit of society.

1.2 "Personal Data” refers to information in electronic or any other form that can be used, directly or indirectly, to uniquely identify, contact, or locate an individual (natural person).

1.3 “Data Subject” refers to an individual whose Personal Data is subject to processing by, on or behalf of, UPOV.

1.4 “Data Processing” refers to collection, recording, storage, use, sharing, retention, archiving and destruction of Personal Data.

2. Introduction

2.1 In the course of its work and activities, UPOV may process some of your Personal Data. In alignment with United Nations Personal Data Protection and Privacy principles as well as international best practices, UPOV ensures a general policy of openness towards Data Subjects with respect to the processing of their Personal Data and will ensure that such data is appropriately protected.

2.2 In this regard, this Notice is intended to help you understand what Personal Data we collect, why we collect it, how we use and secure it, your rights on your Personal Data and how these rights can be exercised.

3. Scope

This Notice covers the processing of Personal Data by UPOV through its website and other online services and products.

4. What Personal Data do we process

Personal Data you provide to us

4.1 When accessing UPOV's website and other online services and products, UPOV may process Personal Data in the course of the use and delivery of these services and products (e.g. WIPO Account, IP Portal, , UPOV contact form, UPOV conference registration, etc.). The Personal Data processed may, among others, include your first and last name, postal address, phone number and email address.

4.2 Furthermore, specific types of Personal Data may be processed by UPOV in order to facilitate and support the delivery of UPOV services, products and operations. Examples include Identity Documents for physical and online access to various services and products as well as travel and conference support, banking information to facilitate payments, applicant CVs for recruitment, etc.

Personal Data we collect by automated means

4.3 By accessing UPOV’s website and other online services and products, certain information such as Internet Protocol (IP) addresses, browsing behavior (e.g. web pages visited, browser used, connection time and duration, etc.) may be processed by UPOV.

4.4 Furthermore, UPOV’s website and other online services and products may use cookies to optimize functionality and improve user experience. For more details, refer to Section 5 on cookies.

5. How we use cookies

5.1 UPOV's website and its online services and products use cookies* to offer an improved browsing experience, including features such as authentication, language settings, as well as continuous enhancement of UPOV's services and products. For the latter purpose, UPOV may also use various web analytics tools to collect, among others, the WIPO account username (for logged-in users), IP address, UPOV websites visited, the time, duration and date of the visit.

5.2 The information collected via cookies and analytics tools is used in an aggregated and anonymous manner for statistical purposes, and not to identify individual users.

5.3 You may disable cookies that are not deemed as strictly necessary at any time and/or make changes with regard to the acceptance, rejection and deletion of cookies. This may however render certain features of UPOV's website and online services and products unavailable.

6. Why we collect this Personal Data

6.1 UPOV processes Personal Data to fulfill its objectives and functions as stipulated in the Convention establishing UPOV. These objectives and functions consist, among others, of promoting the protection of intellectual property worldwide, maintaining services facilitating its protection and assembling as well as disseminating information concerning its protection.

6.2 UPOV processes Personal Data to maintain daily operations (such as customer registration and support, payments, conferences and travel management, systems administration, etc.), to reply to requests and to improve its services and products. For instance, UPOV may contact you regarding your account status, to confirm your registration to an event or to advise you of changes to a service.

6.3 Using the Data Subjects e-mail addresses, UPOV may periodically send information, survey requests or promotional e-mails about services, products, events, webinars or publications provided by UPOV. Upon request, Data Subjects may "opt out" of further e-mail contact (except for notifications required for the use and delivery of the service or product).

7. How we use your Personal Data

Personal Data is processed by UPOV in a fair and legitimate manner, for the sole purpose of providing and improving its services and products as well as meeting its obligations. Under no circumstances, is Personal Data used for any other incompatible purpose.

8. How long we store Personal Data

Personal Data is only retained for the time that is necessary to achieve the purpose for which it was collected. When we no longer need Personal Data, we will remove and securely destroy it from our systems and/or take steps to anonymize it.

9. With whom we might share Personal Data

9.1 In some cases, UPOV may share Personal Data with third party service providers for the purpose of providing UPOV services and products and to facilitate UPOV’s legitimate interests. These service providers will only be granted access to the Personal Data deemed as reasonably necessary for the purpose for which they have been engaged.

9.2 UPOV does not sell or otherwise disclose Personal Data collected except as described in this Notice.

10. How we keep Personal Data secure

10.1 Appropriate physical, technical and administrative controls are implemented by UPOV to secure your Personal Data from threats such as unauthorized or accidental access, damage, or loss.

10.2 In cases where the Personal Data is transferred to a third party, UPOV will ensure that the third party provides sufficient guarantees to implement appropriate technical and organizational measures to ensure sufficient protection for the Personal Data.

11. Your rights on your Personal Data

11.1 UPOV ensures a general policy of transparency in regard to the processing of Personal Data, as appropriate.

11.2 As a Data Subject, you may request to access to your Personal Data, object to its processing or request its correction or deletion. Such a request must be submitted to UPOV in written form, in one of UPOV’s working languages, and include sufficient information to support the claim. UPOV may take reasonable measures to validate the identity or authority of the individual making a Data Subject request.

11.3 Upon receipt of a Data Subject request, UPOV will review it and will make reasonable efforts to respond to the request in a timely manner. Please be aware that the request may be rejected, in whole or in part, on one of the following grounds:

  • the request is manifestly abusive or fraudulent or obstructive to the purpose of processing;
  • complying with the request proves to be impossible, inappropriate, or would involve a disproportionate effort;
  • the request is in conflict with the overriding operational needs and priorities of UPOV in pursuing its mandate;
  • the processing of the Personal Data is necessary for archiving or statistical purposes, or to protect the interests of the Data Subject;
  • the processing of the Personal Data is necessary for the performance of a task carried out in the exercise of official authority vested in UPOV;
  • the processing of the Personal Data is necessary for the compliance with a legal obligation or the exercise or defense of legal claims

11.4 Should you wish to submit a request regarding the processing of your Personal Data, you may contact us at upov.mail@upov.int.

12. Privileges and immunities

Nothing in or relating to this Notice shall be deemed a waiver of any privileges and immunities of UPOV as an international organization.

13. Settlement of disputes

Any dispute between UPOV and the Data Subject arising out of or relating to this Notice that cannot be resolved amicably shall be referred to arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules then in force. UPOV and the Data Subject shall be bound by any arbitration award rendered as a result of such arbitration as the final adjudication of such a dispute. Notwithstanding the aforementioned, any dispute between UPOV and the Data Subject having the status of UPOV staff member shall be resolved in accordance with the Staff Regulations and Rules and related administrative issuances.

14. Modifications to this Notice

UPOV may modify this Notice at any time at its sole discretion. Any modifications will be published on UPOV’s website. Unless stated otherwise, modifications shall take effect immediately following publication.

15. Contact information

For further information on the processing of Personal Data by UPOV, you may contact UPOV at e-mail: upov.mail@upov.int.

*Cookies are small files sent from a web server and stored on a user's device (computer or mobile phone) to collect viitor behavior information. They allow websites to remember the device, browser preferences, and associated online activity.

Updated on: February 26, 2024

Données personnelles et vie privée

Assurer la confidentialité de vos données personnelles est de la plus haute importance pour l'Union internationale pour la protection des obtentions végétales (UPOV).

Le traitement de vos données personnelles par l’UPOV sur son site Web et dans le cadre de ses services et produits en ligne est soumis à l’avis relatif à la protection des données personnelles (ci après dénommé “avis”), auquel vous souscrivez lorsque vous consultez le site Web de l’UPOV et utilisez ses services et produits en ligne.

1.1 L’UPOV est une organisation intergouvernementale, dont le siège est à Genève (Suisse) et dont la mission est de mettre en place et promouvoir un système efficace de protection des variétés végétales afin d'encourager l'obtention de variétés dans l'intérêt de tous.
1.2 On entend par “données personnelles” les informations sous forme électronique ou toute autre forme qui peuvent être utilisées, directement ou indirectement, pour identifier, contacter ou localiser de manière unique une personne (personne physique).
1.3 On entend par “personne concernée” une personne dont les données personnelles font l’objet d’un traitement par l’UPOV ou pour son compte.
1.3 On entend par “traitement des données” la collecte, l’enregistrement, le stockage, l’utilisation, le partage, la conservation, l’archivage ou la destruction des données personnelles.

2.1 ans le cadre de ses travaux et activités, l’UPOV peut traiter certaines de vos données personnelles. Conformément aux Principes de l’Organisation des Nations Unies relatifs à la protection des données personnelles et de la vie privée, ainsi qu’aux meilleures pratiques internationales, l’UPOV assure une politique générale d’ouverture à l’égard des personnes concernées en ce qui concerne le traitement de leurs données personnelles et veille à ce que ces données soient correctement protégées.
2.1 À cet égard, le présent avis a pour objectif de vous aider à comprendre quelles sont les données personnelles que nous collectons, pourquoi nous les collectons, comment nous les utilisons et les sécurisons, quels sont vos droits sur vos données personnelles et comment ces droits peuvent être exercés.

Le présent avis porte sur le traitement des données personnelles par l’UPOV sur son site Web et dans le cadre d’autres services et produits en ligne.

Données personnelles que vous nous confiez

4.1 Dans la phase d’accès au site Web de l’UPOV et à d’autres services et produits en ligne, l’UPOV peut traiter des données personnelles lors de l’utilisation et de la fourniture de ces services et produits (par exemple, compte auprès de l’UPOV, portail de propriété intellectuelle, , enregistrement à une conférence de l’UPOV, etc.). Les données personnelles traitées peuvent comprendre, notamment, vos nom et prénom, votre adresse postale, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique.
4.2 En outre, des catégories particulières de données personnelles peuvent être traitées par l’UPOV afin de faciliter et d’appuyer la fourniture des services, produits et activités de l’UPOV. On peut citer comme exemples les documents d’identité pour l’accès physique et en ligne à divers services et produits, ainsi que l’assistance fournie concernant les voyages et conférences, les informations bancaires pour faciliter les paiements, le curriculum vitæ du déposant pour le recrutement, etc.

Données personnelles que nous collectons de manière automatisée

4.3 En consultant le site Web de l’UPOV et d’autres services et produits en ligne, certaines informations, telles que les adresses IP (protocole Internet), les habitudes de navigation (par exemple, les pages Web visitées, le navigateur utilisé, l’heure et la durée de la connexion, etc.) peuvent être traitées par l’UPOV.
4.4 En outre, le site Web et d’autres services et produits en ligne de l’UPOV peuvent utiliser des cookies afin d’optimiser les fonctionnalités et d’améliorer l’expérience des utilisateurs. Pour obtenir des informations plus détaillées, veuillez consulter la section 5 relative aux cookies.

5.1 Le site Web et les services et produits en ligne de l’UPOV utilisent des cookies1 pour offrir aux utilisateurs un service de navigation amélioré, y compris des fonctions telles qu’une authentification, la mémorisation des paramètres linguistiques, ainsi que l’amélioration continue des services et produits de l’UPOV. À cette fin, l’UPOV peut également utiliser divers outils d’analyse, notamment pour recueillir des informations sur le nom d’utilisateur du compte OMPI (dans le cas des utilisateurs connectés), l’adresse IP, les sites Web visités, l’heure, la durée et la date des visites.
5.2 Les informations recueillies au moyen des cookies et des outils d’analyse sont utilisées sous une forme agrégée et anonyme à des fins statistiques, et non pour identifier les utilisateurs.
5.3 Vous pouvez à tout moment désactiver les cookies qui ne vous semblent pas strictement nécessaires ou procéder à des modifications concernant l’acceptation, le refus et la suppression des cookies. Cela peut néanmoins rendre indisponibles certaines fonctions du site Web et des services et produits en ligne de l’UPOV.

 

*Les cookies sont de petits fichiers qui sont envoyés par un serveur Web et stockés sur l’appareil d’un utilisateur (ordinateur ou téléphone portable) pour recueillir des informations sur le comportement des visiteurs. Ils permettent aux sites Web de se souvenir de l’appareil ainsi que des préférences et de l’activité de navigation

6.1 L’UPOV traite les données personnelles aux fins de la réalisation de ses objectifs et de l’exercice de ses fonctions, conformément à la Convention instituant l’UPOV. Ces objectifs et fonctions consistent, entre autres, à promouvoir la protection de la propriété intellectuelle dans le monde entier, à maintenir des services facilitant sa protection et à rassembler et diffuser des informations à cet égard.
6.2 L’UPOV traite les données personnelles pour assurer son fonctionnement quotidien (inscription des clients et assistance, paiements, gestion des conférences et des voyages, administration des systèmes, etc.), répondre aux demandes et améliorer ses services et ses produits. Ainsi, l’UPOV peut vous contacter au sujet de la situation de votre compte utilisateur, pour confirmer votre inscription à un événement ou vous signaler des modifications apportées à un service.
6.3 En utilisant les adresses électroniques des personnes concernées, l’UPOV peut envoyer régulièrement des informations, des demandes d’enquête ou des offres promotionnelles sur les services, produits, événements, webinaires ou publications proposés par l’UPOV. Sur demande, les personnes concernées peuvent refuser expressément tout courrier électronique ultérieur (à l’exception des notifications requises pour l’utilisation et la fourniture du service ou produit).

Les données personnelles sont traitées par l’OMPI de manière juste et légitime, dans le seul but de fournir et d’améliorer ses services et produits et de remplir ses obligations. En aucun cas les données personnelles ne sont utilisées par l’OMPI à d’autres fins incompatibles.

Les données personnelles ne sont conservées que pendant le temps nécessaire à la réalisation de l’objectif pour lequel elles ont été recueillies. Lorsque nous n’avons plus besoin des données personnelles, nous les retirons de nos systèmes et les détruisons en toute sécurité ou prenons des mesures pour les anonymiser.

9.1 Dans certains cas, l’UPOV peut partager des données personnelles avec des prestataires de services extérieurs afin de fournir des services et produits de l’UPOV et de favoriser les intérêts légitimes de l’UPOV. Ces prestataires de services pourront uniquement accéder aux données personnelles jugées raisonnablement nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été engagés.
9.2 L’UPOV ne vend pas, ni ne divulgue d’une autre manière, les données personnelles recueillies, sauf dans les cas prévus dans le présent avis.

10.1 Des contrôles physiques, techniques et administratifs appropriés sont mis en œuvre par l’UPOV pour sécuriser vos données personnelles contre certaines menaces, notamment l’accès non autorisé ou accidentel, la détérioration ou la perte.
10.2 Dans les cas où les données personnelles sont transférées à un tiers, l’UPOV garantira que le tiers offre des garanties suffisantes pour mettre en œuvre des mesures techniques et opérationnelles appropriées visant à assurer la protection adéquate des données personnelles.

11.1 L’UPOV assure une politique générale de transparence à l’égard du traitement des données personnelles, le cas échéant.
11.2 En tant que personne concernée, vous pouvez demander à accéder à vos données personnelles, vous opposer à leur traitement ou demander leur correction ou leur suppression. Cette demande doit être présentée à l’UPOV par écrit, dans l’une des langues de travail de l’UPOV, et comporter des informations suffisantes pour étayer la demande. L’UPOV peut prendre des mesures raisonnables pour valider l’identité ou l’autorité de la personne qui présente une demande en tant que personne concernée.
11.3 Dès réception d’une demande émanant d’une personne concernée, l’UPOV l’examinera et déploiera des efforts raisonnables pour répondre à la demande en temps utile. Il est important de noter que la demande peut être rejetée, en tout ou en partie, pour l’un des motifs ci après :
  • la demande est manifestement abusive, frauduleuse ou fait obstacle à la finalité du traitement;
  • le respect de la demande se révèle impossible, inapproprié ou exigerait des efforts disproportionnés;
  • la demande est incompatible avec les priorités et besoins opérationnels supérieurs de l’UPOV dans l’exécution de son mandat;
  • le traitement des données personnelles est nécessaire en vue de l’archivage ou à des fins statistiques, ou pour protéger les intérêts de la personne concernée;
  • le traitement des données personnelles est nécessaire à l’exécution d’une tâche relevant de l’exercice de l’autorité officielle dont est investie l’UPOV;
  • le traitement des données personnelles est nécessaire au respect d’une obligation légale ou à l’exercice ou la défense de droits en justice.

11.4 i vous souhaitez soumettre une demande concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter l'UPOV  .

Aucune disposition du présent avis ou s’y rapportant ne saurait être considérée comme une renonciation à l’un quelconque des privilèges et immunités dont jouit l’UPOV en tant qu’organisation internationale.

Tout différend entre l’UPOV et la personne concernée découlant des présentes conditions générales ou s’y rapportant, qui ne peut être réglé à l’amiable, est soumis à l’arbitrage, conformément au Règlement d’arbitrage de la CNUDCI alors en vigueur. L’UPOV et la personne concernée sont liées par toute sentence rendue à l’issue d’un arbitrage qui s’impose aux parties et règle définitivement leur différend. Nonobstant ce qui précède, tout différend entre l’UPOV et la personne concernée ayant le statut de fonctionnaire de l’UPOV est réglé conformément au Statut et Règlement du personnel et aux textes administratifs connexes.

L’UPOV se réserve le droit de modifier le présent avis à tout moment, à sa seule discrétion. Toute modification sera publiée sur le site Web de l’UPOV. Sauf indication contraire, les modifications prennent effet immédiatement après leur publication.

Pour de plus amples informations sur le traitement des données personnelles par l’UPOV, vous pouvez contacter l'UPOV à l'adresse électronique suivante : upov.mail@upov.int.

Mise à jour: 26 février 2024