UPOV's Data Privacy Notice

Ensuring the privacy of your Personal Data is of the utmost significance for the International Union for the Protection of New Varieties of Plants (UPOV).

The processing of your Personal Data by UPOV through its website and online services and products is subject to the following Data Privacy Notice (hereafter referred to as

1. Definitions

1.1 UPOV is an intergovernmental organization with its headquarters located in Geneva, Switzerland, whose mission is to provide and promote an effective system of plant variety protection, with the aim of encouraging the development of new varieties of plants, for the benefit of society.

1.2 "Personal Data” refers to information in electronic or any other form that can be used, directly or indirectly, to uniquely identify, contact, or locate an individual (natural person).

1.3 “Data Subject” refers to an individual whose Personal Data is subject to processing by, on or behalf of, UPOV.

1.4 “Data Processing” refers to collection, recording, storage, use, sharing, retention, archiving and destruction of Personal Data.

2. Introduction

2.1 In the course of its work and activities, UPOV may process some of your Personal Data. In alignment with United Nations Personal Data Protection and Privacy principles as well as international best practices, UPOV ensures a general policy of openness towards Data Subjects with respect to the processing of their Personal Data and will ensure that such data is appropriately protected.

2.2 In this regard, this Notice is intended to help you understand what Personal Data we collect, why we collect it, how we use and secure it, your rights on your Personal Data and how these rights can be exercised.

3. Scope

This Notice covers the processing of Personal Data by UPOV through its website and other online services and products.

4. What Personal Data do we process

Personal Data you provide to us

4.1 When accessing UPOV's website and other online services and products, UPOV may process Personal Data in the course of the use and delivery of these services and products (e.g. WIPO Account, IP Portal, , UPOV contact form, UPOV conference registration, etc.). The Personal Data processed may, among others, include your first and last name, postal address, phone number and email address.

4.2 Furthermore, specific types of Personal Data may be processed by UPOV in order to facilitate and support the delivery of UPOV services, products and operations. Examples include Identity Documents for physical and online access to various services and products as well as travel and conference support, banking information to facilitate payments, applicant CVs for recruitment, etc.

Personal Data we collect by automated means

4.3 By accessing UPOV’s website and other online services and products, certain information such as Internet Protocol (IP) addresses, browsing behavior (e.g. web pages visited, browser used, connection time and duration, etc.) may be processed by UPOV.

4.4 Furthermore, UPOV’s website and other online services and products may use cookies to optimize functionality and improve user experience. For more details, refer to Section 5 on cookies.

5. How we use cookies

5.1 UPOV's website and its online services and products use cookies* to offer an improved browsing experience, including features such as authentication, language settings, as well as continuous enhancement of UPOV's services and products. For the latter purpose, UPOV may also use various web analytics tools to collect, among others, the WIPO account username (for logged-in users), IP address, UPOV websites visited, the time, duration and date of the visit.

5.2 The information collected via cookies and analytics tools is used in an aggregated and anonymous manner for statistical purposes, and not to identify individual users.

5.3 You may disable cookies that are not deemed as strictly necessary at any time and/or make changes with regard to the acceptance, rejection and deletion of cookies. This may however render certain features of UPOV's website and online services and products unavailable.

6. Why we collect this Personal Data

6.1 UPOV processes Personal Data to fulfill its objectives and functions as stipulated in the Convention establishing UPOV. These objectives and functions consist, among others, of promoting the protection of intellectual property worldwide, maintaining services facilitating its protection and assembling as well as disseminating information concerning its protection.

6.2 UPOV processes Personal Data to maintain daily operations (such as customer registration and support, payments, conferences and travel management, systems administration, etc.), to reply to requests and to improve its services and products. For instance, UPOV may contact you regarding your account status, to confirm your registration to an event or to advise you of changes to a service.

6.3 Using the Data Subjects e-mail addresses, UPOV may periodically send information, survey requests or promotional e-mails about services, products, events, webinars or publications provided by UPOV. Upon request, Data Subjects may "opt out" of further e-mail contact (except for notifications required for the use and delivery of the service or product).

7. How we use your Personal Data

Personal Data is processed by UPOV in a fair and legitimate manner, for the sole purpose of providing and improving its services and products as well as meeting its obligations. Under no circumstances, is Personal Data used for any other incompatible purpose.

8. How long we store Personal Data

Personal Data is only retained for the time that is necessary to achieve the purpose for which it was collected. When we no longer need Personal Data, we will remove and securely destroy it from our systems and/or take steps to anonymize it.

9. With whom we might share Personal Data

9.1 In some cases, UPOV may share Personal Data with third party service providers for the purpose of providing UPOV services and products and to facilitate UPOV’s legitimate interests. These service providers will only be granted access to the Personal Data deemed as reasonably necessary for the purpose for which they have been engaged.

9.2 UPOV does not sell or otherwise disclose Personal Data collected except as described in this Notice.

10. How we keep Personal Data secure

10.1 Appropriate physical, technical and administrative controls are implemented by UPOV to secure your Personal Data from threats such as unauthorized or accidental access, damage, or loss.

10.2 In cases where the Personal Data is transferred to a third party, UPOV will ensure that the third party provides sufficient guarantees to implement appropriate technical and organizational measures to ensure sufficient protection for the Personal Data.

11. Your rights on your Personal Data

11.1 UPOV ensures a general policy of transparency in regard to the processing of Personal Data, as appropriate.

11.2 As a Data Subject, you may request to access to your Personal Data, object to its processing or request its correction or deletion. Such a request must be submitted to UPOV in written form, in one of UPOV’s working languages, and include sufficient information to support the claim. UPOV may take reasonable measures to validate the identity or authority of the individual making a Data Subject request.

11.3 Upon receipt of a Data Subject request, UPOV will review it and will make reasonable efforts to respond to the request in a timely manner. Please be aware that the request may be rejected, in whole or in part, on one of the following grounds:

  • the request is manifestly abusive or fraudulent or obstructive to the purpose of processing;
  • complying with the request proves to be impossible, inappropriate, or would involve a disproportionate effort;
  • the request is in conflict with the overriding operational needs and priorities of UPOV in pursuing its mandate;
  • the processing of the Personal Data is necessary for archiving or statistical purposes, or to protect the interests of the Data Subject;
  • the processing of the Personal Data is necessary for the performance of a task carried out in the exercise of official authority vested in UPOV;
  • the processing of the Personal Data is necessary for the compliance with a legal obligation or the exercise or defense of legal claims

11.4 Should you wish to submit a request regarding the processing of your Personal Data, you may contact us at upov.mail@upov.int.

12. Privileges and immunities

Nothing in or relating to this Notice shall be deemed a waiver of any privileges and immunities of UPOV as an international organization.

13. Settlement of disputes

Any dispute between UPOV and the Data Subject arising out of or relating to this Notice that cannot be resolved amicably shall be referred to arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules then in force. UPOV and the Data Subject shall be bound by any arbitration award rendered as a result of such arbitration as the final adjudication of such a dispute. Notwithstanding the aforementioned, any dispute between UPOV and the Data Subject having the status of UPOV staff member shall be resolved in accordance with the Staff Regulations and Rules and related administrative issuances.

14. Modifications to this Notice

UPOV may modify this Notice at any time at its sole discretion. Any modifications will be published on UPOV’s website. Unless stated otherwise, modifications shall take effect immediately following publication.

15. Contact information

For further information on the processing of Personal Data by UPOV, you may contact UPOV at e-mail: upov.mail@upov.int.

*Cookies are small files sent from a web server and stored on a user's device (computer or mobile phone) to collect viitor behavior information. They allow websites to remember the device, browser preferences, and associated online activity.

Updated on: February 26, 2024

UPOV's Data Privacy Notice

Ensuring the privacy of your Personal Data is of the utmost significance for the International Union for the Protection of New Varieties of Plants (UPOV).

The processing of your Personal Data by UPOV through its website and online services and products is subject to the following Data Privacy Notice (hereafter referred to as “Notice”) to which you agree by browsing the UPOV website and using its online services and products:

1.1 UPOV is an intergovernmental organization with its headquarters located in Geneva, Switzerland, whose mission is to provide and promote an effective system of plant variety protection, with the aim of encouraging the development of new varieties of plants, for the benefit of society.
1.2 "Personal Data” refers to information in electronic or any other form that can be used, directly or indirectly, to uniquely identify, contact, or locate an individual (natural person).
1.3 “Data Subject” refers to an individual whose Personal Data is subject to processing by, on or behalf of, UPOV.
1.4  “Data Processing” refers to collection, recording, storage, use, sharing, retention, archiving and destruction of Personal Data.

2.1 Im Rahmen ihrer Arbeit und Tätigkeiten kann die UPOV einige Ihrer persönlichen Daten verarbeiten. Im Einklang mit den Grundsätzen der Vereinten Nationen für den Schutz personenbezogener Daten und den Schutz der Privatsphäre sowie mit internationalen bewährten Praktiken gewährleistet die UPOV eine allgemeine Politik der Offenheit gegenüber den betroffenen Personen im Hinblick auf die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und stellt sicher, dass diese Daten angemessen geschützt werden.
2.2  In diesem Zusammenhang soll dieser Hinweis Ihnen helfen zu verstehen, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie erheben, wie wir sie verwenden und sichern, welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben und wie diese Rechte ausgeübt werden können.

Dieser Hinweis bezieht sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die UPOV über ihre Website und andere Online-Dienste und -Produkte.

Persönliche Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen

4.1Beim Zugriff auf die UPOV-Website und andere Online-Dienste und -Produkte kann die UPOV im Rahmen der Nutzung und Bereitstellung dieser Dienste und Produkte (z. B. WIPO-Account, UPOV-Kontaktformular, UPOV-Konferenzanmeldung usw.) personenbezogene Daten verarbeiten. Zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten können unter anderem Ihr Vor- und Nachname, Ihre Postanschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse gehören.
4.2 Darüber hinaus können bestimmte Arten von personenbezogenen Daten von der UPOV verarbeitet werden, um die Bereitstellung von Dienstleistungen, Produkten und Vorgängen der UPOV zu erleichtern und zu unterstützen. Beispiele hierfür sind Identitätsdokumente für den physischen und den Online-Zugang zu verschiedenen Diensten und Produkten sowie für die Unterstützung von Reisen und Konferenzen, Bankinformationen zur Durchführung von Zahlungen, Lebensläufe von Bewerbern auf Stellenausschreibungen usw.

Personenbezogene Daten, die wir auf automatisch erfassen

4.3 Durch den Zugriff auf die UPOV-Website und andere Online-Dienste und -Produkte können bestimmte Informationen wie Internet-Protokoll-Adressen (IP-Adressen), Browsing-Verhalten (z. B. besuchte Webseiten, verwendeter Browser, Verbindungszeit und -dauer usw.) von der UPOV verarbeitet werden.
4.4 Darüber hinaus können die Website der UPOV und andere Online-Dienste und -Produkte Cookies verwenden, um die Funktionalität zu optimieren und die Benutzererfahrung zu verbessern. Weitere Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 5 über Cookies.

5.1 Die Website der UPOV und ihre Online-Dienste und -Produkte verwenden Cookies*, um ein verbessertes Internet-Erlebnis zu bieten, einschließlich Funktionen wie Authentifizierung, Spracheinstellungen sowie die kontinuierliche Verbesserung von UPOV-Diensten und -Produkten. Für den letztgenannten Zweck kann die UPOV auch verschiedene Webanalysetools verwenden, um unter anderem den Benutzernamen des WIPO-Kontos (für eingeloggte Benutzer), die IP-Adresse, die besuchten UPOV-Websites sowie die Uhrzeit, die Dauer und das Datum des Besuchs zu erfassen.
5.2 Die mit Hilfe von Cookies und Analysetools gesammelten Informationen werden in zusammengefasster und anonymisierter Form für statistische Zwecke und nicht zur Identifizierung einzelner Nutzer verwendet.
5.3 Sie können Cookies, die nicht als unbedingt notwendig erachtet werden, jederzeit deaktivieren und/oder Änderungen in Bezug auf die Annahme, Ablehnung und Löschung von Cookies vornehmen. Dies kann jedoch dazu führen, dass bestimmte Funktionen der UPOV-Website und der Online-Dienste und -Produkte nicht mehr verfügbar sind.

 

*Cookies sind kleine Dateien, die von einem Webserver gesendet und auf dem Gerät eines Benutzers (Computer oder Mobiltelefon) gespeichert werden, um Informationen über das Besucherverhalten zu sammeln. Sie ermöglichen es Webseiten, sich an das Gerät, die Browsereinstellungen und die damit verbundenen Online-Aktivitäten zu erinnern.

6.1 Die UPOV verarbeitet personenbezogene Daten zur Erfüllung ihrer Ziele und Aufgaben, wie sie im Übereinkommen zur Gründung der UPOV festgelegt sind. Diese Ziele und Aufgaben bestehen unter anderem darin, den Schutz des geistigen Eigentums weltweit zu fördern, Dienste zu unterhalten, die dessen Schutz erleichtern, und Informationen über den Schutz des geistigen Eigentums zusammenzustellen und zu verbreiten.
6.2 Die UPOV verarbeitet personenbezogene Daten, um den täglichen Betrieb aufrechtzuerhalten (z. B. Kundenregistrierung und -betreuung, Zahlungen, Konferenz- und Reisemanagement, Systemverwaltung usw.), um Anfragen zu beantworten und ihre Dienste und Produkte zu verbessern. So kann sich die UPOV beispielsweise mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihren Kontostatus zu erfragen, Ihre Anmeldung zu einer Veranstaltung zu bestätigen oder Sie über Änderungen an einem Dienst zu informieren.
6.3 Unter Verwendung der E-Mail-Adressen der betroffenen Personen kann die UPOV in regelmäßigen Abständen Informationen, Umfragen oder Werbe-E-Mails über Dienstleistungen, Produkte, Veranstaltungen, Webinare oder Veröffentlichungen der UPOV versenden. Die betroffenen Personen können sich auf Anfrage von weiteren E-Mail-Kontakten abmelden (mit Ausnahme von Benachrichtigungen, die für die Nutzung und Lieferung der Dienstleistung oder des Produkts erforderlich sind).

Personenbezogene Daten werden von der UPOV auf faire und rechtmäßige Weise und ausschließlich zu dem Zweck verarbeitet, ihre Dienstleistungen und Produkte bereitzustellen und zu verbessern sowie ihren Verpflichtungen nachzukommen. Unter keinen Umständen werden personenbezogene Daten für einen anderen nicht damit zu vereinbarenden Zweck verwendet.

Personenbezogene Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist. Wenn wir personenbezogene Daten nicht mehr benötigen, werden wir sie aus unseren Systemen entfernen und sicher vernichten und/oder Schritte unternehmen, um sie zu anonymisieren.

9.1  In einigen Fällen kann die UPOV personenbezogene Daten an dritte Dienstleister weitergeben, um Dienstleistungen und Produkte der UPOV bereitzustellen und die berechtigten Interessen der UPOV zu unterstützen. Diesen Dienstleistern wird nur Zugang zu den personenbezogenen Daten gewährt, die für den Zweck, für den sie beauftragt wurden, als notwendig erachtet werden.
9.2 Die UPOV verkauft die gesammelten persönlichen Daten nicht und gibt sie auch nicht auf andere Weise weiter, außer wie in dieser Mitteilung beschrieben

10.1 Die UPOV führt angemessene physische, technische und administrative Kontrollen durch, um Ihre persönlichen Daten vor Bedrohungen wie unbefugtem oder versehentlichem Zugriff, Beschädigung oder Verlust zu schützen.
10.2 In Fällen, in denen personenbezogene Daten an einen Dritten übermittelt werden, stellt die UPOV sicher, dass der Dritte ausreichende Garantien für die Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen bietet, um einen ausreichenden Schutz der personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

11.1 Die UPOV verfährt bei der Verarbeitung personenbezogener Daten gegebenenfalls nach allgemeinen Grundsätzen der Transparenz.
11.2 Als betroffene Person können Sie Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten verlangen, der Verarbeitung widersprechen oder deren Berichtigung oder Löschung beantragen. Ein solcher Antrag muss bei der UPOV in schriftlicher Form und in einer der Arbeitssprachen der UPOV eingereicht werden und ausreichende Informationen zur Begründung des Anspruchs enthalten. Die UPOV kann angemessene Maßnahmen ergreifen, um die Identität oder Befugnis der Person, die einen Antrag auf Datenverarbeitung stellt, zu überprüfen.
11.3 Nach Eingang eines Antrags der betroffenen Person wird die UPOV diesen prüfen und sich in angemessener Weise bemühen, den Antrag rechtzeitig zu beantworten. Bitte beachten Sie, dass der Antrag ganz oder teilweise aus einem der folgenden Gründe abgelehnt werden kann:
  • der Antrag ist offensichtlich missbräuchlich oder betrügerisch oder behindert den Verarbeitungszweck;
  • dem Antrag zu entsprechen erweist sich als unmöglich oder unangemessen oder erfordert einen unverhältnismäßigen Aufwand;
  • das Ersuchen steht im Widerspruch zu den vorrangigen operativen Erfordernissen und Prioritäten der UPOV bei der Ausübung ihres Mandats;
  • die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für Archivierungs- oder statistische Zwecke oder zum Schutz der Interessen der betroffenen Person erforderlich;
  • die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich, die in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die der UPOV übertragen wurde;
  • die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder zur Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich.

11.4 Wenn Sie eine Anfrage bezüglich der Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten stellen möchten, können Sie uns unter upov.mail@upov.int kontaktieren.

Nichts in oder im Zusammenhang mit dieser Mitteilung ist als Verzicht auf Vorrechte und Immunitäten der UPOV als internationale Organisation anzusehen.

Alle Streitigkeiten zwischen der UPOV und der betroffenen Person, die sich aus oder im Zusammenhang mit dieser Mitteilung ergeben und die nicht gütlich beigelegt werden können, werden einem Schiedsverfahren gemäß der zu dem Zeitpunkt geltenden Bestimmungen der UNCITRAL-Schiedsgerichtsordnung unterworfen. Die UPOV und die betroffene Person sind an den Schiedsspruch, der aus einem solchen Schiedsverfahren als endgültiger Rechtsspruch ergeht, gebunden. Ungeachtet des Vorstehenden werden alle Streitigkeiten zwischen der UPOV und der betroffenen Person, die den Status eines UPOV-Mitarbeiters hat, gemäß der Personalordnung und ihrer Durchführungsbestimmungen und den damit zusammenhängenden Verwaltungsleitlinien beigelegt.

Die UPOV kann diese Mitteilung jederzeit nach eigenem Ermessen ändern. Alle Änderungen werden auf der Website der UPOV veröffentlicht. Sofern nicht anders angegeben, treten die Änderungen unmittelbar nach der Veröffentlichung in Kraft.

Für weitere Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die UPOV können Sie sich per E-Mail an die UPOV wenden :  upov.mail@upov.int.

Letzte Aktualisierung: der 26. Februar 2024